Le tampon est un outil très utilisé dans les entreprises de toutes tailles.La plus connue de ses différentes fonctions est celle de valider les papiers d’une entreprise.
La question est de savoir s’il existe des mentions obligatoires qui doivent y figurer.
La loi impose-t-elle des mentions obligatoires pour le cachet d’entreprise ?
L’article R123-237 du code du commerce impose l’inscription de certaines mentions obligatoires sur :
- les factures de l’entreprise ;
- les lettres et quittances ;
- les tarifs ;
- les notes de commande ;
- les papiers officiels et publicitaires.
Chacun d’entre eux doit contenir des références précises aux actes de l’entreprise qui les émet.
Or, la présence du tampon ou du cachet n’apparaît pas dans cette liste. Manifestement, aucune mention de cet objet n’a été faite, alors qu’il est très demandé dans l’administration.
S’agit-il d’une erreur ou d’une omission délibérée concernant le tampon d’entreprise requis ?
Deux évaluations distinctes permettent de répondre à cette question.
Pour commencer, ce manque d’attention pourrait s’expliquer par le fait que toutes les informations requises figurent généralement sur les documents. Par conséquent, le cachet ne sert que de rappel aux clients qui sont déjà au courant de ces informations.
Deuxièmement, toute personne physique ou morale peut demander la création d’un cachet. Inutile de présenter des arguments pour ce dernier point. Ainsi, lorsque deux sociétés ont le même tampon, on pourrait assister à des incidents de fraude ou de conflits d’intérêts.
Pour toutes ces raisons, la loi évite la question. C’est ce qui explique l’absence de textes exigeant que cet élément porte les mentions obligatoires. Cependant, si une société choisit d’utiliser un cachet, elle doit garantir que les informations nécessaires y figurent.
Quelles sont les informations nécessaires à mettre sur le cachet d’entreprise ?
La législation n’impose aucune information à faire figurer sur un tampon.
A l’exception de la notion de » cachet officiel « , ce terme n’existe pas dans les textes.
Toutefois, l’allusion concerne la république et non les entreprises. Même si elles ne sont pas obligatoires, certaines informations doivent figurer sur le tampon à encrer. Ainsi, lors de la création de cet instrument, vous pouvez inclure :
- le nom de l’entreprise ;
- la forme juridique de la société (SA, SARL, SAS, etc.) ;
- le montant du capital social ;
- l’adresse du siège social ;
- le numéro d’identification unique (RCS) de l’établissement ;
- le numéro SIREN de la structure ;
- la TVA intracommunautaire.
Il est possible de faire figurer vos coordonnées sur le cachet d’entreprise.
Il est toujours possible de le refaire si votre numéro de téléphone ou votre adresse électronique change. Il est à noter que ces informations concernent un cachet à usage externe.
En d’autres termes, il s’agit d’un modèle utilisé sur les factures, les bons de commande, les devis, les lettres et autres correspondances.
Il ne peut porter un nom et un statut d’entreprise que pour un usage interne. Toutefois, il faut reconnaître que l’absence d’exigences pour cette chose la rend sans valeur juridique.
Ce statut, en revanche, change lorsqu’il est suivi de la signature d’une personne autorisée à apposer la sienne.
Comment utiliser un tampon encreur en entreprise ?
Maintenant que vous savez les mentions obligatoire sur un tampon d’entreprise, il est temps d’apprendre à l’utiliser. Tout d’abord, vous devez toujours vous rappeler qu’un tampon ne remplace pas la signature ou les initiales de la personne signataire. Il s’agit plutôt d’un outil d’authentification supplémentaire pour les documents ayant une valeur juridique.
En outre, en fonction de vos besoins et de vos activités, vous pouvez choisir entre deux types de tampons : externes ou internes. Le tampon externe est utilisé sur les factures, les lettres et les commandes des clients. Le tampon interne est utilisé pour les documents confidentiels au sein de l’entreprise uniquement.
Enfin, notez que si vous décidez d’utiliser un cachet dans le cadre de vos activités commerciales, il doit être apposé par une personne autorisée et porter les informations nécessaires mentionnées ci-dessus ainsi que toute autre information pertinente concernant l’activité de l’entreprise, telle que son numéro d’enregistrement ou son nom. De plus, le nom de la personne qui utilise le tampon doit également être indiqué.
L’utilisation d’un cachet d’entreprise est un moyen simple et rapide de valider des transactions ou des documents ayant une valeur juridique. Tant que vous n’oubliez pas d’inclure toutes les informations nécessaires, telles que le numéro d’enregistrement et le nom de votre entreprise, l’apposition de cet outil important ne devrait pas prendre trop de temps.
