La quittance de loyer est une preuve de paiement permettant à un locataire de prouver la régularité des règlements de ses loyers. Ce document officiel peut aussi être utilisé pour d’autres buts.
Il y a certaines mentions obligatoires dans la lettre. Certains logiciels sont très efficaces pour la rédaction de votre quittance de loyer. Et les procédures d’envoi doivent être respectées avec le plus grand sérieux en cas d’une éventuelle poursuite en justice.
Le locataire et le bailleur engagés dans un contrat de location doivent tous les deux respecter leurs obligations respectives. Le premier doit s’acquitter de ses loyers à l’échéance prévue selon les termes de leur accord. Le second, quant à lui, délivre une quittance de loyer à la demande du locataire à chaque fois que celui-ci lui verse l’intégralité du montant dû.
Par conséquent, le locataire peut prouver la régularité des paiements de ses loyers en cas de conflit. La quittance peut aussi servir de justificatif de domicile auprès de divers organismes tels les établissements bancaires.
Les données à propos des deux parties concernées, les détails du paiement et la période correspondant sont des mentions obligatoires sur la lettre.
Même si la délivrance de la quittance de loyer n’est pas obligatoire, certaines réglementations la régissent et engagent le bailleur à en rédiger une à chaque fois que le locataire le demande.
Pour profiter de ce droit, ce dernier doit, de son côté, être en règle au niveau du paiement. En cas de litige, la loi prévoit des sanctions adaptées pour chaque partie défaillante.
Définition
La quittance de loyer est justificatif servant à attester la régularité du règlement d’un loyer. Elle prouve donc que le locataire est fidèle à ses obligations dans le cadre du contrat de location.
Ce qui veut dire qu’il paye effectivement son loyer. Et le propriétaire le reconnaît dans l’attestation qu’il rédige. Le bailleur se charge donc de l’édition de cette lettre officielle. Il peut s’agir du propriétaire ou de l’administrateur du bien.
Le mode d’envoi est choisi par ce dernier selon sa convenance . Il peut l’envoyer par la Poste. Le locataire peut aussi être convié à la chercher directement auprès du bailleur.
Mais aussi, les moyens digitaux sont aussi autorisés à condition que le locataire soit d’accord. S’il y a un mode de remise spécifique dans le contrat, celui-ci doit-être respecté.
Elle peut être délivrée que le local soit utilisé à des finalités de nature commerciale ou dédiée au logement. Et elle est destinée au locataire. Ce dernier pourra s’en servir pour d’autres fins pour justifier ses paiements.
En effet, l’envoi de ce dossier est exigé par certaines administrations. Ainsi, il est préférable d’en faire la demande dans le but de mener à bien des projets à venir.
- Les fonctions d’une quittance de loyer
La quittance de loyer est surtout adressée au locataire , tel un justificatif de paiement irrévocable. Elle peut être nécessaire en cas d’accusation d’impayé entre les deux parties affectées dans le contrat de bail.
Si Le bailleur accuse le locataire de défaillance au niveau du paiement de ses loyers, ce document pourra prouver qu’il a bien effectué les paiements dus selon les termes de leur entente. Aucun reproche ne peut de ce fait lui créer des soucis juridiques.
La lettre peut également servir de justificatif de domicile, qui est très fréquemment demandé dans le cadre de certaines démarches administratives auprès de différents organismes comme la Caisse d’allocation familiale ou la Sécurité sociale.
Il se peut aussi que avez des projets de sollicitation d’accompagnement financier pour des projets immobiliers dans le futur. Dans ce contexte, la quittance pourra être un appui pour obtenir cette aide.
Dans le cas d’un projet de déménagement, les agences immobilières peuvent vous demander le document pour constituer vos dossiers. Certaines personnes sont exigeantes et ne cèdent leurs logements qu’à des personnes de confiance soit de bons payeurs. La quittance de loyer est une preuve pour les divers bailleurs que vous ne m’accusiez aucune irrégularité de paiement lors de votre ancien contrat de bail.
- Les mentions obligatoires
Comme beaucoup d’autres documents officiels, certaines informations doivent obligatoirement figurer sur la quittance de loyer. Par exemple , L’identité du bailleur doit être inscrite (Nom, prénom et adresse).
Aussi, les coordonnées du locataire doivent être présentes. La lettre doit être suffisamment détaillée dans le but d’éviter certaines confusions qui amènent à des situations fragiles.
Dans ce sens,la période correspondant au paiement effectué doit être mentionnée avec la précision du montant du loyer hors charges et les détails des charges comme les provisions sur charges ou les dépenses forfaitaires afin d’obtenir le montant total réglé.
Elles doivent être inscrites en lettres et en chiffres. Il faut aussi inscrire l’adresse du logement pour permettre au lecteur d’identifier ce dernier. Il ne reste plus qu’à émarger la quittance.
Il y a des cas plus spécifiques où les paiements sont répartis partiellement. Lors de ces situations,la quittance n’est pas délivrée. La preuve de paiement est un reçu de régularisation partielle du loyer.
De même, certains loyers n’étant pas été payés en intégralité, les montants restants sont alors précisés sur la quittance pour que le locataire les prévoie dans le paiement.
Délivrance seulement à la demande du locataire
Il n y a pas de systématisation quant à la rédaction de la quittance. Certains locataires l’exigent tandis que d’autres préfèrent les virements ou les retraits par chèque. Ces derniers peuvent également servir de justificatif de paiement.
Cependant, le document devient obligatoire à partir du moment où son locataire en évoque la demande.
Mais la demande n’est imposée que si ce dernier est régulier dans le paiement de ses loyers et ses charges. En cas de refus volontaire de s’exécuter, le locataire peut faire intervenir les autorités judiciaires. Alors, le bailleur réglera certainement des dommages et intérêts au locataire en guise de compensation au préjudice occasionné.
La rédaction de la lettre devrait occuper une infime partie du temps du bailleur même s’il est simple de la rédiger. Et pour le faire, un minimum d’efforts doit être investi. Les autorités en vigueur refusent toute raison qui pousse le propriétaire à ne pas délivrer sa quittance de loyer. Et même après la résiliation du contrat de bail, le locataire a toujours le droit de demander des justificatifs.
Aucune transaction financière ne doit accompagner cette demande. Les locataires n’ont aucun devoir de payer des charges administratives liées à l’émission d’une quittance de loyer. Ceci est valable que la quittance soit délivrée mensuellement ou non. L’attention des prestataires qui demandent des contreparties de nature financière est sollicitée. Cette pratique est considérée comme illégale.
- Rédaction de la quittance de loyer
La rédaction d’une quittance de loyer est très facile. Il faut juste que les informations obligatoires mentionnées plus haut y soient présentes. Si vous avez besoin d’aide,vous pouvez passer par bon nombre de plateformes en ligne qui proposent des modèles gratuits auxquels vous pouvez vous référer. Certaines papeteries peuvent aussi vous fournir des exemples de quittance de loyer.
Plusieurs sites sur internet offrent des modèles directement téléchargeables en ligne. Ou encore, la papeterie la plus proche de chez vous a sûrement un modèle de quittance de loyer.
Sinon, il y a la possibilité de conserver toutes les informations dans un seul et unique support. Cela concerne notamment le carnet de quittance de loyer.
Attention, il faut toujours s’assurer du modèle type, s’il contient l’intégralité des informations obligatoires sur ce type de papier administratif. Si ce n’est pas le cas, complétez le vous même.
Ou encore , il y a certains professionnels qui s’en occupent directement à votre place dans le cas où vous passez par des spécialistes immobiliers pour la location de votre bien. L’expertise d’un spécialiste en la matière vous aide toujours si vous avez des doutes.
- Administrer vos documents de location
À l’heure du numérique, les instruments dématérialisés sont plus opportuns en vue de gain considérable en temps et en efforts. Bon nombre d’outils en ligne permettent aujourd’hui de gérer une location immobilière.
Ceux-ci vous donnent la faculté de remplir à distance l’intégralité des documents nécessaires pour une location. De plus, ces fonctionnalités sont pour le plus souvent gratuites. Ce qui n’implique aucunement une quelconque inefficacité.
Dans les détails, vous y trouverez l’intégralité des documents dont un bailleur a besoin pour la gestion administrative de ses contrats de location. Les offres peuvent intégrer des services numériques de gestion locative. Avec l’accord de votre locataire, vous pourrez envoyer vos quittances par mail. Le locataire peut aussi y trouver des instruments intéressants visant à l’accompagner tout au long de la durée de son contrat de bail.
En ce qui concerne la quittance, certains logiciels permettent de les remplir de manière nettement plus simple. Dans les détails, il suffit de renseigner vos coordonnées et des informations à propos de vos biens.
Ensuite, il faut décrire le contenu de votre contrat de location. La génération des documents nécessaires se fera par la suite de façon automatique. Ce qui allègera davantage les tâches à faire.
En cas d’impayé
Si le locataire ne règle pas la totalité du loyer et les charges associées, ou qu’il règle partiellement, le bailleur peut exercer son droit en ne délivrant aucune quittance de loyer.
Il n’est aucunement blâmable dans ce contexte. Le seul justificatif de paiement délivré sera un reçu sur lequel il sera reconnu que le locataire a bel et bien payé une partie de la somme due.
Une fois l’intégralité du montant payée, la quittance sera délivrée.
Par ailleurs, certaines procédures peuvent être enclenchées en cas de situations d’impayé répétées. Cela signifie que le locataire en question n’est éventuellement pas en mesure de louer une telle gamme d’habitats. Sinon, il n’est tout bonnement pas motivé à vous verser le coût de location de votre bien. Ainsi, certaines actions sont de mise.
La date de délivrance de la quittance n’est pas prédéfinie. Lorsqu’elle est remise de façon automatique chaque mois, la date d’envoi peut être différente selon le cas. En principe, elle est remise à la réception du versement de la part du locataire. En cas de retard ou d’oubli, le locataire peut relancer en envoyant une demande auprès de l’agence ou directement du propriétaire.
Demander sa quittance de loyer
Le locataire doit s’adresser au bailleur par le biais d’une lettre précisant le mois pour lequel il souhaite recevoir le justificatif. Il est possible qu’il demande plusieurs mois à la fois.
Il peut se référer à des modèles offerts gratuitement sur internet pour faciliter la tâche. La lettre recommandée est meilleure si elle est envoyée avec accusé de réception.
En cas de refus du bailleur, vous pouvez passer au niveau supérieur et solliciter l’intervention des professionnels de la loi. Il s’agit d’une initiative légitime puisque c’est votre droit d’avoir le document suite à votre demande.
D’ailleurs,il ne faut pas oublier ses droits. Si vous n’êtes pas conscients, certains bailleurs malfaiteurs risquent de vous traîner en justice pour irrégularité de paiement.
Mais pour éviter ce genre de situation, il est fortement recommandé de faire un mode d’envoi automatique. Ainsi, vous ne risquez pas d’oublier que vous avez une quittance à délivrer.
La délivrance s’effectue mensuellement. Par contre, il est possible d’en envoyer plusieurs à la fois. Vous pouvez donc opter pour un envoi bimensuel, trimestriel ou encore semestriel. Cela dépendra de votre entente avec votre locataire.
